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Die Zeit kann man nicht managen, das Verhalten hingegen schon!



Selbstorganisation basiert in erster Linie auf sinnvollem Zeitmanagement und effizienter Büroorganisation.

Die Ausbildung ist beendet, die Bewerbungsphase wurde erfolgreich mit der Vertragsunterzeichnung abgeschlossen – der erste Arbeitstag steht kurz bevor.

Eine spannende Zeit liegt hinter Euch, eine noch spannendere Zeit vor Euch. Jetzt könnt Ihr so richtig Gas geben und zeigen, was in Euch steckt.

Gerade am Anfang ist eine gute Selbstorganisation wichtig, um sich im neuen Umfeld zurecht zu finden und die Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen. In erster Linie basiert Selbstorganisation auf einem sinnvollen Zeitmanagement und wie Ihr das erlernen könnt, möchten wir Euch hier vorstellen.
Zeitfresser erkennen und bekämpfen!

Organisation

Hier verlieren wir unsere Zeit:

• Keine Ziele, Prioritäten oder Tagesziele haben
• Versuch, zu viel auf einmal zu tun
• Hast, Ungeduld und keine Konzentration
• Persönliche Desorganisation / überhäufter Schreibtisch
• Mangelhafte Koordination / kein Teamwork
• Schlechtes Ablagesystem
• Unfähigkeit NEIN zu sagen
• Fehlende Selbstdisziplin / Aufgaben nicht zu Ende führen
• Keine oder unpräzise Kommunikation
• Entscheidungsschwäche
• Ablenkung / Lärm / telefonische Unterbrechungen und unangemeldete Besucher
• Alle Fakten wissen wollen
• Unfähigkeit zuzuhören

Prioritäten setzen!

Es hat sich als hilfreich heraus gestellt, anstehende Aufgaben in Kategorien von A = „sehr wichtig, sehr eilig“ bis hin zu D = „nicht wichtig, nicht eilig“ einzuteilen. Macht Euch einen Zeitplan, den Ihr so erstellt, dass Ihr die Zeit, in der es erfahrungsgemäß am ruhigsten ist, für die A-Aufgaben zur Verfügung steht und erledigt Eure B- und C-Aufgaben so rechtzeitig, dass sie gar nicht erst zu einer A-Aufgabe werden.

Ruhezeiten

Wenn Ihr etwas wichtiges zu Erledigen habt, wobei Ihr Ruhe braucht, scheut Euch nicht, Eure Kollegen um Ruhe zu bitten, damit Ihr nicht ständig aus der Konzentration gerissen werdet. Ständiges Telefonklingeln und Zwischenfragen der Kollegen sind die zwei Faktoren, die effizientes, schnelles Arbeiten oft unmöglich machen.
Man darf durchaus auch mal Anfragen von Kollegen („Kannst Du mal eben…“) freundlich ablehnen, wenn es nicht passt und seine Hilfe zu einem anderen Zeitpunkt anbieten – was Ihr dann tatsächlich auch tun solltet.

Monotasking statt Multitasking

Selbstgekürte Multitasking-Talente geben vor, ein gutes Zeitmanagement zu haben.
Dies ist jedoch ein Trugschluss, denn das Gehirn ist schlichtweg nicht dazu in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig durchzuführen. Stattdessen wechselt es zwischen Aufgaben hin und her: Das verlängert die Bearbeitungszeit und erhöht die Fehlerquote, was wiederum zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet. Bemüht Euch deshalb, eine Aufgabe nach der anderen auszuführen.

Ruhepausen einlegen

 

Erholungspausen gönnen

Und damit ist nicht gemeint, dass Ihr diese auf Facebook, Twitter oder Instagram verbringen solltet, sondern einfach mal abschalten. Den Kopf frei bekommen. Durchatmen, raus schauen, auftanken. Klingt im ersten Moment vielleicht nicht so spannend, wie die neuesten Einträge der Freunde checken, lässt einen aber wesentlich mehr neue Energie tanken.
Standardisieren

Für häufig wiederkehrende Tätigkeiten könnt Ihr prima einen standardisierten Prozess (selbst wenn es nur eine Checkliste ist) festlegen. Das spart Euch dann beim nächsten Mal viel wertvolle Zeit!

Neben dem Zeitmanagement ist natürlich die Büroorganisation sehr wichtig!

Sowohl Schreibtische, als auch Verkaufstheken, Werkbänke und andere Arbeitsflächen haben oft die Tendenz nach einiger Zeit zu verwildern. Große Zettel, kleine Zettel, Papierstapel, Stifte und Dinge von denen man im Grunde gar nicht so genau weiß, wie sie überhaupt den Weg auf den Tisch fanden und wo man sie hinstellen soll. Hier kann nur ein regelmäßiger Check Abhilfe schaffen sowie ein systematisches Durchforsten des Schreibtisch.

Hier ein paar Tipps:

Den Anfang finden!
Das Aufräumen eines Schreibtisches nimmt meist viel weniger Zeit in Anspruch, als man ursprünglich vermutet. Also gebt Euch einen Ruck!
Kategorien einteilen
„Tun“ (ja, hier dürfen wir es mal so sagen) und „Brauchen“ sind die Zauberwörter.
In der Abteilung „tun“ landet alles, was Ihr noch irgendwie bearbeiten müsst (Aufträge, Formulare, Schriftwechsel). Die Kategorie „brauchen“ enthält alle Unterlagen, die Ihr aufheben möchtet, zum Nachgucken o.ä.
Hier gibt es allerdings drei wichtige Fragestellungen, die Ihr auf beide Kategorien anwenden solltet:

1. Werde ich die Informationen auf diesem Papier jemals wieder brauchen? Nein: Dann werft es weg! Sofort! Nicht weiter drüber nachdenken! Ja: dann lest hier:
2. Gibt es vielleicht eine andere Möglichkeit, an die Informationen zu kommen (z. B. im Internet oder bei einem Kollegen)? Wenn ja: Wegwerfen!


Selbstorganisation und ZeitmanagementWas brauche ich täglich?

Vor Euch auf Eurem Tisch sollten nur die Dinge liegen, die Ihr tatsächlich täglich benötigt. Alles andere gehört in leicht erreichbare Schubladen oder auf Ablageflächen hinter und neben Euch.

Auch die zu erledigenden Aufgaben solltet Ihr eher seitwärts lagern, damit auf dem Platz vor Euch immer nur eine aktuelle Aufgaben liegt. Das schärft die Konzentration und erhöht auf einfache Weise Eure Zufriedenheit.
Wenn Ihr Euch das alles dann ein mal zurecht sortiert habt, ist das Wichtigste aber: Am Ball bleiben! Plant Euch hierfür am besten immer einen festen Tag in der Woche ein, an dem Ihr checkt, wie es um Euren Schreibtisch bestellt ist.

Nachfolgend zwei schöne Bücher zum Thema:

http://www.amazon.de/Noch-mehr-Zeit-Wesentliche-Zeitmanagement/dp/3442170591/ref=sr_1_5?ie=UTF8&qid=1402903431&sr=8-5&keywords=selbstorganisation

http://www.amazon.de/30-Minuten-Selbstorganisation-Detlef-Koenig/dp/3869363002/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1402990055&sr=8-1&keywords=selbstorganisation+30+minuten

7 Comments

  1. Vielen Dank für den tollen Beitrag. Da sind wirklich viele Tipps drin, die ich auch nach über 15 Jahren im Job noch falsch mache oder zumindest verbessern sollte. Konzentriertes Arbeiten braucht Struktur!

    • Hallo Thorsten,

      freut uns, dass Dir der Beitrag so gefallen hat! Danke für Deinen netten Kommentar und schön, dass wir Dir damit auch nach längerer Berufstätigkeit noch etwas Neues erzählen konnten!

  2. Hi Thorsten,

    geht mir ähnlich und da bestätigt sich mal wieder: man lernt nie aus. Als nächstes werde ich mal meinen Schreibtisch gründlich aufräumen 😉
    Viele Grüße Claudia

  3. Kevin Kunter sagt:

    Ich finde den Beitrag auch richtig klasse.
    Aufgrund meiner Tätigkeit als Automobil-Serviceberater bei dem ich, wie ich finde, viel zu wenig Zeit habe suche ich gerade jetzt nach Ideen und Tipps wie man sich besser organisieren kann und Aufgaben schneller und strukturierter erledigen kann.
    Danke also für die Tipps, die ich dann mal im Arbeitsalltag mit einbinden werde.

  4. Tommes sagt:

    viele tolle Tipps, die sicherlich mein Arbeitsplatz schöner machen lässt;-)

  5. Mark sagt:

    Ich kann euch nur enfelen den Termin morgenz zu machen weil Dan man mitag weniger los ist das mache ich bin bei toyota Verkäufer bescheftig fiel Glück

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