Hier kommen 11 Tipps, wie du am Telefon sicher und souverän bleibst. Auch der eine oder andere Trick kann dir dabei helfen: Es mag banal klingen, aber eine überzeugende Performance am Telefon kann ebenso wichtig für deinen Erfolg sein, wie fachlich richtiges Arbeiten. Der Grund: In vielen Fällen läuft der Erstkontakt mit wichtigen Kunden oder dem neuen Arbeitgeber über das Telefon. Wer hierbei versagt, macht es sich hinten raus unnötig schwer. Der berühmte erste Eindruck entsteht heutzutage nun mal oft über das Telefon – also sollte man die Regeln kennen.

 

KENNE DEINEN “GEGNER”!

Bevor du die ersten Telefonate annimmst, mach dich mit dem Telefon vertraut. Frage am besten direkt am ersten Tag deiner Ausbildung, ob dir jemand alle Funktionen des Telefons erklären kann. Du solltest in der Lage sein, Anrufer zu verbinden und diese in die Warteschleife zu drücken, damit sie nicht hören, was du einen Kollegen fragst. Nur wenn du all diese Grundfunktionen kennst, kannst du entspannt und souverän Telefonate annehmen.

KENNE DEINE STANDARDS!

Schon der erste Satz am Telefon sollte sitzen, denn dieser ist ausschlaggebend für den Verlauf des Gesprächs.

Für eingehende Telefonate:

Nenne zuerst den Firmennamen. So weiß der Anrufer, dass er richtig verbunden ist. Danach nennst du eine tageszeitabhängige Begrüßung wie z.B. „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“. Hiernach folgt die Begrüßung mit deinem Namen, gerne mit deinem Vor- und Nachnamen – das klingt sympathisch und professionell. Warum dein Name zuletzt? Das was der Anrufende als letztes hört, das kann er sich in der Regel am besten merken: und das sollte sinnvollerweise dein Name sein, damit er sich auf dich beziehen kann und weiß mit wem er spricht. Ein wenig hängt dies auch von der Länge der Firmenbezeichnung und deinem Namen ab. Wichtig ist: sprich langsam und deutlich und denk dran: auch “ein freundliches Lächeln hört man am andere Ende der Leitung”

Für abgehende Telefonate:

Beginne mit der Begrüßung „Guten Tag“ und sprich die Person, die du angerufen hast, mit dem Namen an, nenne dann deinen Namen und die Firma: „Guten Tag Herr/Frau Schmidt, Max Müller von Firma XY“.

 

 

SPRICH DEINEN GESPRÄCHSPARTNER GEZIELT AN!

Während des Gespräches kannst du die Person am anderen Ende der Leitung öfter gezielt mit seinem oder ihrem Namen ansprechen, so fühlt sich dein Gegenüber persönlich angesprochen. Wichtig: Hat die Person einen Titel, z. B. Doktortitel, denke daran, diesen auch zu nennen.

BEFOLGE DIE ETIKETTE!

Grundsätzlich wird der Gesprächspartner immer gesiezt, es sei denn, es wurde dir das „Du“ angeboten. Achte auch im Plural darauf, richtig zu siezen. Hier ein Beispiel: „Herr Schmidt, was möchtet ihr für eine Farbe für die Lackierung?“ ist eine typische Werkstatt-Konstruktion. Korrekt hieße es „Herr Schmidt, was möchten Sie für eine Farbe für die Lackierung?“.

ACHTE AUF DIE STIMMLAGE!

Über die Stimme nehmen wir viel mehr unterbewusst wahr, als du denkst. Daher ist die richtige Tonlage ebenfalls sehr wichtig. Wirke mit deiner Stimme überzeugend und authentisch. Außerdem hilft es, kurze Sätze zu bilden und mit Ruhe zu sprechen, so ist es für dein Gegenüber leichter zu folgen.

ACHTE AUF DIE SPRECHGESCHWINDIGKEIT!

Passe die Sprechgeschwindigkeit an deinen Gesprächspartner an. Redet dein Gegenüber schnell, kannst du auch etwas schneller sprechen, bei langsamen Reden deines Gesprächspartners kannst du ebenfalls langsamer sprechen. Versuche einen Draht zu deinem Gegenüber aufzubauen.

 

PASSE DEINE LAUTSTÄRKE AN!

Auch bei der Lautstärke gilt: Pass die Lautstärke beim Telefonieren am besten an deinen Gesprächspartner an: Redet dein Gesprächspartner sehr laut, solltest du auch etwas lauter sprechen, spricht er oder sie sehr leise, kannst du die Lautstärke deiner Stimme auch etwas herunterfahren.

 

MACH DIR NOTIZEN!

Als Azubi kennst du dich noch nicht so gut in allen Geschäftsfeldern aus. Manchmal kannst du dem Anrufer nicht direkt weiterhelfen. Daher ist es immer hilfreich, Zettel und Stift neben dem Telefon liegen zu haben, um Namen des Anrufers, Telefonnummer und das Anliegen aufschreiben zu können. Dem Anrufer kannst du dann sagen, dass du dich um sein Anliegen kümmern wirst und er bald zurückgerufen wird. Informiere dann den zuständigen Kollegen in deinem Unternehmen darüber, dass du beim Bearbeiten dieses Anliegens Hilfe benötigst.

 

LÄCHELE AM TELEFON!

Es klingt kurios, ist aber wahr: Man kann an der Stimme merken, ob jemand lächelt oder nicht. Deshalb gilt: Immer lächeln! So schaffst du eine positive Grundstimmung für das Telefonat und wirst erfolgreicher sein. Versprochen!

KURZE ZUSAMMENFASSUNG DES GESPRÄCHS

Wenn sich das Telefonat dem Ende nähert, solltest du das Besprochene kurz zusammenzufassen. Wiederhole kurz den Termin, das Angebot oder das Thema im Gespräch. So hat dein Gesprächspartner nochmals die Chance nachzufragen, wenn etwas unklar ist und du kannst sicher sein, alles richtig verstanden zu haben.

 

VERABSCHIEDE DICH RICHTIG!

Wenn das Telefonat der erste Eindruck von dir ist, wird die Verabschiedung das letzte sein, das dein Gesprächspartner von dir im Kopf hat. Passe dich also an die Förmlichkeit des zuvor geführten Telefonats an. Wenn das Gespräch sehr locker und persönlich verlief, kannst du dich auch mit einem „Tschüss“ verabschieden. Bist du dir nicht sicher, passt besser ein „Auf Wiederhören“. Wünsche zum Schluss einen schönen Tag oder ein schönes Wochenende, wenn es zum Wochentag passt.

Fazit: Wenn du diese Tipps beherzigst oder sogar mit Freunden und Familie übst, wirst du kein Problem haben, am Telefon zu überzeugen. Denn du weißt ja: Ein Problem ist nur eine Lösung in Arbeitskleidung. Also ran an die Aufgabe !

Viel Erfolg und Spaß wünscht euch

Euer Steve

 

 

Bildquelle: Gundula Vogel auf Pixabay